Dentro del compromiso legal y corporativo de Grupo SURA para garantizar la confidencialidad de la información personal de sus accionistas, inversionistas, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con Grupo SURA, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los siguientes:

• Principio de legalidad: No habrá tratamiento de información personal sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.
• Principio de finalidad: La incorporación de datos personales a las bases de datos físicas o digitales de Grupo SURA deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la presente política.
• Principio de libertad: Grupo SURA únicamente realizará tratamiento de datos personales cuando cuente con la autorización para ello, en los términos del art. 3 literal a) de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo II del Decreto 1377 de 2013.
• Principio de veracidad y calidad: Grupo SURA propenderá porque la información de las personas sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente, Grupo SURA se abstendrá de llevar a cabo el tratamiento de la información cuando existan dudas sobre la calidad o veracidad de la misma.
• Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: Grupo SURA se compromete a garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el titular.
• Principio de seguridad: Grupo SURA adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no sea tratada por personas no autorizadas.

El consentimiento del titular de la información es un presupuesto para la legitimidad constitucional de los procesos de administración de datos personales, tratándose de un consentimiento calificado, ya que debe ser previo, esto es que la autorización debe ser suministrada en una etapa anterior al tratamiento; expreso, en la medida que debe ser inequívoco; e informado, toda vez que el titular no solo debe aceptar el tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización.

De acuerdo con lo señalado, para realizar el tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos de Grupo SURA, se deberá contar con la autorización previa y expresa del titular de la información.

Para garantizar lo anterior, cuando a través de cualquier operación se incorporen datos de personas naturales a las bases de datos de Grupo SURA, se pondrá a disposición del tercero, una cláusula de autorización para el tratamiento de datos personales, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

• El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.
• La indicación que señale que la respuesta a las preguntas es facultativa cuando se trate de autorización para el tratamiento de datos sensibles o de niños y adolescentes.
• La indicación del responsable del tratamiento de la información, así como su dirección física o electrónica.
• Los derechos que le asisten al titular de los datos personales.

Cuando no se cuente con la autorización previa y expresa del titular de la información, Grupo SURA deberá abstenerse de realizar tratamiento a la misma, con excepción de los siguientes eventos en los cuales no será necesaria la autorización:

• Llevar a cabo medidas necesarias para la ejecución de un contrato que se haya celebrado con el titular.
• Enviar información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Realizar tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Realizar tratamiento de datos de naturaleza pública, o aquellos relacionados con el registro civil de las personas.

Los titulares de la información podrán, en cualquier momento, ejercer los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los datos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos. Para el ejercicio de los derechos, el titular de la información puede comunicarse al correo electrónico notificaciones@gruposura.com.co, o enviar un documento escrito dirigido a la Dirección de Servicios Internos y Compartidos de Grupo SURA, a la dirección Carrera 43 A N° 5 A – 113, piso 14, Torre Norte, Edificio One Plaza, Medellín.

En el caso de consultas, Grupo SURA dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando el titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de Grupo SURA, podrá presentar un reclamo con la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Grupo SURA no recolectará, incorporará ni almacenará datos sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la información.

Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a información sensible de este.

La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de los mismos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan.Además, se precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y se indicarán los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información.

No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular.
El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la Ley.